Integritetspolicy

Syfte

Denna policy beskriver hur vi behandlar personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen (GDPR) och vår informationssäkerhetspolicy.

Vi värnar om våra kunders, anställdas och samarbetspartners integritet och säkerställer att personuppgifter hanteras på ett lagligt, korrekt och transparent sätt.


Personuppgifter vi behandlar

Vi behandlar endast de personuppgifter som behövs för att uppfylla avtal, lagkrav eller berättigade intressen, till exempel:

  • Namn, kontaktuppgifter och e-postadress

  • Organisationsnummer och fakturainformation

  • Anställnings- och löneuppgifter (för personal)

  • Kommunikationshistorik via e-post, Teams eller andra kanaler

Ändamål med behandlingen

Vi använder personuppgifter för att:

  • Administrera kund- och leverantörsrelationer

  • Utföra uppdrag och leverera tjänster

  • Hantera fakturering, lön och ekonomi

  • Upprätthålla IT- och informationssäkerhet

  • Uppfylla lagkrav enligt t.ex. Bokföringslagen


Rättslig grund

Behandling sker enligt en eller flera av följande grunder:

  • Avtal (t.ex. kund- eller anställningsavtal)

  • Rättslig skyldighet (t.ex. bokföring)

  • Berättigat intresse (t.ex. kontakt med kunder)

  • Samtycke (t.ex. nyhetsbrev eller rekrytering)

Lagring och gallring

Personuppgifter sparas endast så länge det krävs för att uppfylla syftet och gällande lagkrav.

Exempel: bokföringsdata 7 år, kunddata 5 år efter avslutat uppdrag, rekryteringsdata 2 år.

All information lagras i godkända system med säker åtkomst, kryptering och flerfaktorsautentisering.

När känslig information behöver användas i test, utbildning eller andra icke-produktionsmiljöer ska datan maskeras, anonymiseras eller ersättas så att personuppgifter eller andra känsliga uppgifter inte kan kopplas till en individ.

Delning och överföring

Vi delar endast personuppgifter med:

  • Godkända leverantörer som agerar som personuppgiftsbiträden, t.ex. Microsoft, Fortnox och revisionsbyråer

  • Offentliga myndigheter när det krävs enligt lag

Alla biträden regleras genom biträdesavtal (DPA).

Dina rättigheter

Du har rätt att:

  • Begära utdrag över vilka uppgifter vi har

  • Få felaktiga uppgifter rättade eller raderade

  • Invända mot behandling eller återkalla samtycke

Begäran skickas till: gdpr@zalamanagement.se

Säkerhet

Vi skyddar personuppgifter genom tekniska och organisatoriska åtgärder:

  • Åtkomstkontroll och MFA

  • Kryptering av lagrad och överförd data

  • Regelbundna säkerhetskopior

  • Incidenthantering enligt vår ISMS-rutin

Kontakt

Personuppgiftsansvarig: Jockum Nilsson

E-post: jockum.nilsson@zalamanagement.se

Tillsynsmyndighet: Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), www.imy.se

Godkännande och spridning

Denna policy har godkänts av företagsledningen och kommuniceras till alla anställda. 

Policyn publiceras på företagets intranät och görs tillgänglig för kunder, kandidater, leverantörer och övriga intressenter vid förfrågan.